Mutu dalam sebuah organisasi paling baik dapat dicapai dengan cara manajemen membentuk Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM adalah sistem formal yang mendokumentasikan struktur perusahaan, tugas dan tanggung jawab karyawan dan manajemen, prosedur-prosedur yang dipersyaratkan untuk mewujudkan mutu produk atau jasa. Empat alat mutu harus dipakai ketika membuat sebuah SMM: Manual Mutu, Prosedur Operasi Standar, Instruksi Kerja dan dokumen-dokumen pendukung seperti diagram alir dan catatan mutu. Keempat alat itu harus konsisten, saling berhubungan dan bekerja bersama untuk meningkatkan nilai dari barang atau jasa.

Delapan prinsip MM yang merupakan dasar MM yang efektif:

1. Fokus Pelanggan - Pahami keinginan pelanggan Anda. Ukur kepuasan pelanggan. Berusaha untuk melampaui harapan pelanggan. 
2. Kepemimpinan - Manajemen menetapkan startegi dan memimpin perusahaan dalam mencapai tujuannya. Manajemen membuat sebuah lingkungan yang mendorong staffnya untuk secara terus-menerus melakukan peningkatan dan bekerja untuk memberikan kepuasan pelanggan. 
3. Keterlibatan Orang - Latif staff Anda dengan efektif. Kerja tim dan keterlibatan karyawan secara penuh menjadikan mutu sebuah kenyataan.
4. Peningkatan Terus-Menerus - Secar terus-menerus membuat segala sesuatu lebih baik.
5. Pendekatan Proses - Pahami dan atur sumber daya dan kegiatan perusahaan untuk mengoptimalkan operasional organisasi.
6. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta - Mengambil keputusan berdasarkan fakta. Data harus dikumpulkan, dianalisa dan dinilai terhadap tujuan dan sasaran.
7. Pendekatan Sistem Manajemen - Tentukan urutan dan interaksi proses dan kelola semuanya sebagai sistem. Proses yang ada harus memenuhi persyaratan pelanggan.
8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok - Bekerja dengan para pemasok Anda untuk menghasilkan menang-menang.  

ISO telah membuat 15,000 standar (per 8/16/05) di berbagai bidang industri. Sebagai contoh standard ISO telah membuat pemberian kode standard untuk nama negara, mata uang dan bahasa, menstandarisasikan format telpon seluruh dunia dan kartu perbankan, maupun ukuran dan warna rambu-rambu jalan dan ketinggian bemper mobil.

ISO memasukkan 3,000 badan pekerjaan teknik (per 9/12/06), dimana sekitar 50,000 ahli dari bidang industri, pekerja, pemerintah, dan badan standarisasi di seluruh penjuru dunia mengembangkan dan merevisi standar-standar tersebut. ISO telah membuat standar untuk bidang otomotive, manufaktur, mekanik, kemasan dan kesehatan serta banyak lagi.

Standar secara luas bisa dibagi menjadi tiga kategori, yang disebut dengan produk, proses dan standard manajemen. Sebagai contoh yang pertama mengacu pada karakterisitik yang berhubungan dengan mutu dan keselamatan. Standard proses mengacu pada keadaan dimana produk dan jasa dibuat, dikemas atau disuling. Standard sistem manajemen membantu organisasi mengelola operasional mereka. Standard sistem manajemen sering digunakan untuk membantu membuat kerangka kerja yang kemudian memungkinkan organisasi secara konsisten mencapai persyaratan-persyaratan yang ditetapkan dalam produk dan standard proses.

Apa perbedaan antara ISO 9000, ISO 9001, dan ISO 9001:2000? dan apa itu ISO 9002 dan ISO 9003?

Jawaban cepatnya adalah "tidak ada". Istilah-istilah ini digunakan untuk menggambarkan standard ISO 9001. Sebelum Desember 2000, namanya adalah standard ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003; tanpa berfokus pada perbedaan teknik antara istilah-istilah tersebut, orang-orang secara mudahnya menyebut dengan nama ISO 9000. Pada bulan Desember 2000, International Organization for Standardization (ISO) menggabungkan ISO 9001, ISO 9002, dan ISO 9003 kedalam sebuah standar ISO 9001 yang sudah direvisi. Untuk membedakan dengan versi sebelumnya, standar yang sekarang sering disebut dengan ISO 9001:2000 atau ISO 9000:2000.

► Tip: Informasi lebih detail dapat dilihat di www.iso.ch.
 

Ringkasan Standard ISO

Standard ISO 9000 mengandung persyaratan-persyaratan yang sebenarnya mempengaruhi semua aspek dalam perusahaan. karena standard ISO 9000 didesain untuk semua perusahaan di semua ukuran dan semua industri. Persyaratan-persyaratan agak luas dan susah dibaca. Persyaratan ISO 9001:2000 terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:

Bagian 1: Sistem Manajemen Mutu

Bagian standard ISO 9001:2000 ini menguraikan pentingnya langkah-langkah untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:

1. Identifikasi proses (akatu aktivitas) yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu,

2. Tentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut,  

3. Tentukan bagaimana proses-proses tersebut dijalankan secara efektive dan terkendali,  

4. Pastikan semua informasi tersedia untuk mendukung operasional dan pemantauan proses-proses tersebut,

5. Ukur, pantau dan analisa proses-proses tersebut, dan terapkan tindakan yang perlu untuk memperbaiki proses dan mencapai peningkatan yang berkesinambungan.  

Sistem manajemen mutu ISO 9000 memerlukan dokumentasi yang terdapat sebuah manual mutu, prosedur-prosedur tertentu juga instruksi kerja. Semua domumen (termasuk catatan mutu) harus dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Juga dalam bagian ini, ISO 9001 menekankan kebutuhan untuk peningkatan berkelanjutan. 

► Tip: Sebagian besar perusahan melihat persyaratan dokumentasi ini suatu hal yang menakutkan. Penggunaan model produk kami dapat menjadi keuntungan yang luar biasa. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Bagian 2: Tanggung Jawab Manajemen

ISO 9001:2000 memberikan penekanan yang besar pada komitment manajemen puncak terhadap mutu. Bagian ini mensyaratkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, dan diperkuat dengan keterlibatan manajemen puncak terhadap persyaratan pelanggan.

Bagian ISO 9001 ini juga mensyaratkan manajemen puncak menetapkan tugas dan tanggung jawab dalam perusahaan, termsduk penetapan perwakilan manajemen ISO 9000.

► Tip: Gunakan format standard yang bagus untuk semua deskripsi kerja - form standard ini akan menghemat banyak waktu ketika membuat deskripsi kerja baru, ketika melakukan pengiklanan posisi yang dibutuhkan, ketikan melakukan evaluasi karyawan, dan sebagainya.

Bagian 3: Manajemen Sumber Daya

Bagian dari ISO 9001:2000 ini menjelaskan persyaratan bagi sebuah perusahaan untuk menentukan dan menyediakan sumber daya (sebagai contoh; peralatan, fasilitas, dll) yang diperlukan untuk menerapkan dan meningkatkan proses dari sistem manajemen mutu ISO 9001 dan mencapai kepuasan pelanggan. Bagian ini juga memasukkan persyaratan pelatihan karyawan, juga saranan fisik dan lingkungan kerja.

► Tip: Gabungkan fungsi HR perusahaan kedalam sistem mutu ISO 9001 Anda, dan berikan mereka peran dalam penerapan ISO 9001.

Bagian 4: Realisasi Produk

Standard ISO 9001:2000 mendefinisikan realisasi produk sebagai “urutan proses dan sub proses yang diperlukan untuk membuat produk.” Ini adalah bagaimana produk Anda didesain, diproduksi, diuji, ditangani, dikirim, dst. Bagian ini juga berlaku bagi penyedia jasa. Penekanannya pada bagaimana perusahaan memahami, mengkomunikasikan dan benar-benar memenuhi persyaratan pelanggan. Bagian ini juga terdiri dari berbagai persyaratan bagi desain produk dan perencanaan proses, proyek dan jasa.

► Tip: Sebagian besar perusahaan menulis instruksi kerja dan diagram alur untuk menentukan dan menstandarisasikan proses kerja mereka. Anda akan menghemat banyak waktu jika Anda mengikuti persyaratan ISO 9001 untuk pengendalian dokumen sejak awal ketika menulis dokumen-dokumen ini. 

Bagian 5: Pengukuran, Analisa dan Peningkatan

Bagian terakhir dari standard ISO 9001:2000 adalah menutupnya dengan menyediakan persyaratan untuk aktivitas pengukuran dan pemantauan, sehingga perusahaan bisa segera mengidentifikasi bila ada yang tidak sesuai jalur. Kegiatan pengukuran pemantauan juga termasuk internal audit dan pemantauan persepsi pelanggan dengan maksud apakah perusahaan telah memenuhi persyaratan pelanggan. Pengukuran dan pemantauan memungkinkan perusahaan mengatur berdasakan fakta buak perkiraan.

► Tip: Ini adalah bagian yang sangat penting dari standard ISO 9001. Tergantung dari bagaimana hal tersebut diterapkan, hal ini dapat memberikan tambahan nilai yang luar biasa atau malah menciptakan birokarsi dan pemborosan. Kami sangat menyarankan untuk memberikan penekanan dalam bagian ISO 9001 yang krusial ini.

Manual Mutu ISO 9000

Standard mensyaratkan perusahaan menulis manual mutu ISO 9000 yang menjelaskan bagaimana tiap persyaratan dalam ISO 9001:2000 diterapkan dalam perusahaan. Manual mutu ISO 9000 merupakan perwujudan dari standard secara spesifik dalam sebuah perusahaan.

Sementara menulis manual mutu menggambarkan sebuah halangan besar bagi sebagian besar perusahaan, standard ISO 9001:2000 mensyaratkan lebih detail dalam bentuk prosedur mutu, kebijakan mutu dan sasaran mutu. Kebanyakan perusahaan melakukan kesalahan dengan membuat berbagai prosedur yang berbeda untuk memenuhi persyaratan ini; bagaimanapun, hal ini biasanya awal dari ketidak praktisan dan birokratis dari sistem mutu ISO 9000.

► Tip: Gabungkan persyaratan dokumentasi yang berbeda (contoh; manual mutu, prosedur, kebijakan perusahan dan sasaran mutu) sebisa mungkin kedalam satu manual mutu yang komprehensive. Hal ini akan mengurangi pengulangan dan birokrasi, dan menghemat waktu pelaksanaan sistem mutu. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Model Manual Mutu dan Form

Menggunakan model untuk manual mutu ISO 9001, prosedur dan form dapat memberikan keuntungan yang sangat besar bagi sebuah perusahaan. Model biasanya diambil dari  bentuk manual, prosedur dan form yang sudah ada dan sudah terbukti.

► Tip: Manual mutu dan prosedur mutu ISO 9000 adalah bagian yang vital dari sistem mutu ISO 9001. Anda bisa mendapatkan keuntungan yang sangat besar dengan membeli model manual mutu yang baik (sebuah manual mutu yang sederhana yang bisa Anda gunakan sebagai contoh yang baik dan Anda dapat memodifikasi untuk menjadikannya sebagai manual mutu Anda sendiri). Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Apa itu Sertifikasi ISO 9001?

Sertifikasi ISO 9001 juga dikenal dengan registrasi ISO 9001, atau sertifikasi ISO 9000, atau sertifikasi ISO 9001:2000 (bila mengacu pada versi terakhir dari standard ISO 9001), atau registrasi ISO 9001:2000. Semuanya itu mengacu pada pengesahan oleh badan sertifikasi independen bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001 perusahaan Anda memenuhi semua persyaratan dari standard ISO 9001:2000. All of these refer to an independent certification body attesting that your company’s ISO 9001 quality management system meets all requirements of the ISO 9001 2000 standard. Secara khusus, perusahaan sertifikasi mengirim satu atau lebih auditor untuk melakukan audit awal sistem manajemen mutu. Apabila tidak ditemukan adanya celah yang berarti terhadap persyaratan ISO 9000, sebuah sertifikat akan diterbitkan. Sertifikat secara khusus berlaku selama tiga tahun dimana selama periode audit (biasanya tiap 6 - 12 bulan) selalu menunjukkan kesesuaian.

► Tip: Evaluasi registrar Anda dengan hati-hati dengan tujuan menemukan sebuah badan registrasi diamana auditornya fleksibel (karena ada banyak sekali cara untuk memenuhi persyaratan ISO 9000 dan beberapa mungkin lebih baik untuk bisnis tertentu) dan auditor yang tidak berkeberatan untuk bertukar pengalaman (auditor tidak diperbolehkan memberikan konsultasi tetapi mereka diperbolehkan berbagi pengalaman mengenai hal yang pernah mereka lihat di perusahaan lain).

• Pendekatan Proses - Pahami dan atur sumber daya dan aktivitas perusahaan untuk mengoptimalkan operasional organisasi.
• Pendekatan Sistem pada Manajemen - Tentukan urutan dan interaksi proses dan kelola semuanya sebagai sebuah sistem. proses harus memenuhi persyaratan pelanggan.

Oleh karena itu, ketika kegiatan dan sumber daya perusahaan diatur secara optimal, dan dikelola sebagai sebuah sistem, hasil yang diharapkan dapat tercapai dengan lebih efisien.

Untuk mengelola dan meningkatkan proses Anda dengan efektif, gunakan siklus Plan-Do-Check-Act atau PDCA sebagai panduan. Pertama, Anda merencanakan (PLAN) dengan menentukan proses kunci Anda dan membuat standard mutu untuk proses-proses tersebut. Berikutnya, Anda lakukan (DO) dengan menerapkan rencana. Ketiga, Anda periksa (CHECK) dengan menggunakan pengukuran untuk menilai kesesuaian dengan rencana Anda, dan akhirnya, Anda bertindak (ACT) dengan terus melakukan peningkatan performa produk Anda.

Standard ISO 9001 adalah sebuah model sistem mutu, menggambarkan proses dan sumber daya dan proses yang diperlukan untuk registrasi sistem mutu perusahaan. Diagram sistem ISO ini menunjukkan sistem manajemen dan proses yang merupakan bagian dari standard manajemen mutu ISO. Ikhtisar singkat dari persyaratan kunci seperti dibawah ini:

• QMS - Dokumen proses yang diperlukan untuk memastikan produk atau jasa bermutu tinggi dan sesuai dengan persyaratan pelanggan. 
• Management Responsibility - Menyiapkan visi. Menunjukkan komitmen. Fokus pada pelanggan. Mendefinisikan kebijakan. Semua orang mendapat informasi.
• Resource Management - Menugaskan orang yang tepat pada pekerjaan. Menciptakan dan mengelola ruang kerja yang positif. 
• Product Realization - Pahami pelanggan dengan jelas, produk, legal dan persyaratan desain. Pastikan spesifikasi yang ada diikuti. Periksa pemasok Anda.
• Measurement, Analysis & Improvement - Identifikasi masalah dan potensi masalah yang ada. Pantau dan ukur kepuasan pelanggan. Lakukan audit internal. Selesaikan masalah.

Standard ISO sekarang siap untuk diterapkan oleh organisasi dalam dunia industri mulai dari manufaktur dan laboratorium sampai pada otomotif dan farmasi. Dalam banyak contoh, pilihan untuk menerapkan standard ISO dalam sebuah perusahaan tidak hanya hasil dari pencarian sebuah perusahaan untuk meningkatkan mutu, efisiensi dan keuntungan, tetapi juga sebagai hasil dari penerapan iso karena:

• Perintah dari pemimpin industri tertentu seperti tiga besar (DaimlerChrysler, Ford and GM) mensyaratkan pemasok otomotif (Lihat ISO/TS 16949) 
• Dipersyaratkan oleh pelanggan Anda, khususnya bisnis yang berfokus secara internasional
• Dipersyaratkan oleh lembaga peraturan luar negeri bagi pemasok produk dengan mutu yang sensitif, seperti peralatan medis 
• Perlu untuk menjaga pasar yang ada dan keuntugan kompetitif 

Secara internal, proses akan sesuai dengan harapan pelanggan dan tujuan perusahaan, sehingga membentuk sebuah lingkungan operasional yang lebih terorganisasi untuk manajemen dan karyawan Anda. Mutu produk dan jasa akan meningkat dengan menurunnya kerusakan dan pemborosan. Peningkatan proses akan membantu memotivasi para karyawan dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Produk dan jasa secara berkesinambungan akan ditingkatkan. Semua manfaat internal ini akan secara terus menerus menghasilkan kondisi finansial yang lebih baik, sehingga menciptakan nilai lebih bagi bisnis Anda.

Mengenai manfaat external, sertifikasi ISO menunjukkan pada pelanggan dan pemasok Anda diseluruh dunia bahwa perusahaan Anda mempunyai rasa percaya diri, kepuasan dan bisnis yang berkesinambungan. Perusahaan Anda juga mempunyai kesempatan untuk meningkatkan keunggulan kompetitive, menjaga dan membangun daftar pelanggan, dan lebih mudah tanggap pada kesempatan pasar diseluruh dunia.

Manfaat sertifikasi ISO 9000 adalah:

1. Peningkatan: ISO 9001 adalah alat yang bagus untuk mengembangkan fondasi yang kuat bagi proses dan sistem. Proses dan sistem merupakan hal yang perlu penyelenggaraan dan pengembangan sebuah perusahaan. Peningkatan mutu berjalan bersama hal tersebut. ISO 9001 dikembangkan sebagai alat yang nyata untuk meningkatkan perusahaan.  

2. Pemasaran: Sertifikasi ISO 9001 dapat secara efektif digunakan dalam pemasaran karena dikenal luas sebagai standar mutu; hal itu menunjukkan pada pelanggan Anda bahwa Anda memperhatikan mutu dengan serius, bahwa Anda proaktif dan bahwa Anda menempatkan kepuasan pelanggan pada tempat pertama.

3. Persyaratan Pelanggan: Jika perusahaan Anda menyediakan produk atau jasa bagi perusahaan lain, bebrapa dari pelanggan Anda mungkin mensyaratkan Anda tlah disertifikasi ISO 90001 supaya dapat berbisnis dengan Anda.

Banyak faktor harus dipertimbangkan ketika menghitung biaya penerapan ISO di perusahaan Anda. Waktu, usaha dan uang yang digunakan organisasi Anda ke dalam registrasi standard ISO bergantung dari jumlah karyawan, lokasi, standard ISO yang dipilih untuk registrasi dan kondisi sistem mutu dan proses Anda saat ini. Biaya tersebut meliputi:

• Waktu dan usaha manajemen dan karyawan 
• Upgrade dan membuat dokumen
• Pelatihan karyawan
• Baiya registrasi
• Pengelolaan

Dengan penerapan alat baru, kunci untuk meminimalkan biaya adalah dengan membekali diri Anda sendiri dengan pengetahuan tentang proses, dan kemudian mendesain rencana yang mungkin yang mempunyai tujuan yang realistis, sumber daya yang cukup dan jadwal waktu pelaksanaan. Menggunakan konsultan untuk memandu Anda guna mengontrol biaya dan mencapai tujuan Anda lebih cepat. Sebagai tambahan, jika Anda mempunyai lokasi atau departemen yang banyak, biaya dapat ditekan dengan meningkatkan informasi yang Anda pelajari dan sumber daya yang Anda gunakan ketika Anda melakukan proses penerapan dan pengeloaan.

Kapan waktu terbaik untuk memulai penerapan ISO 9001?

Idealnya Anda harus memulai ISO 9001:2000 saat pertama kali Anda memulai perusahaan Anda. Jika Anda dalam posisi sedang memulai sebuah perusahaan baru, Anda harus membuat proses bisnis Anda menurut persyaratan ISO 9001:2000 dan mulai menerapkan ISO 9001:2000 sebelum Anda menrekrut karyawan. Ini adalah pendekatan yang paling efisien karena perusahaan Anda tidak hanya segera meraih manfaat dari ISO 9000 tapi Anda tidak perlu mengatasi hambatan untuk berubah ketika mengatur proses kerja supaya memenuhi persyaratan standard ISO 9001:2000.

Bagaimanapun, sebagian besar perusahaan telah berdiri lama sebelum mereka memulai menerapkan ISO 9001:2000 mereka. Karena sistem mutu ISO 9001 yang lengkap membawa banyak manfaat bagi perusahaan, Akan selalu lebih baik untk memulai penerapan ISO 9001 lebih awal daripada kemudian.

Bagaimana Saya Memulai Penerapan ISO 9000?

Sebagai langkah awal, Anda harus membuat diri Anda terbiasa dengan ISO 9001:2000 dan persyaratan-persyaratannya. Anda dapat menemukan berbagai informasi bermanfaat dan link ke bagian Link Bermanfaat. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Perlu berapa lama untuk menerapkan ISO 9001?

Tergantung pada Anda dan perusahaan Anda. Yang paling tercepat adalah 2-3 bulan karena sebagian besar badan sertifikasi ISO 9001 mensyaratkan paling tidak 2 bulan penerapan ISO 9001 sebelum audit sertifikasi. Paling realistis: jika Anda mempunyai perusahaan yang relatif kecil (katakan, karyawan kurang dari 20 orang), jika karyawan Anda termotivasi dan jika mereka tidak menentang adanya perubahan, jika Anda mendapat dukungan dari semua eksekutif senior, jika Anda dan para manajer lainnya siap memberikan waktu dan usaha yang berarti dalam usaha keras ini, dan jika Anda menggunakan model manual mutu ISO 9001 yang benar-benar bagus (sebuah model manual mutu ISO 9000 yang dapat Anda modifikasi untuk dibuat menjadi manual mutu Anda sendiri), maka kemungkinan Anda akan dapat memperoleh sertifikasi dalam waktu yang singkat antara 3-4 bulan; model untuk form ISO 9000 memberikan tambahan penghematan waktu. Beberapa perusahaan kelihatan lebih lambat, 6-12 bulan masih merupakan waktu yang wajar. Tetapi, perusahaan yang menulis manual mutu ISO 9001 dan prosedur ISO 9001 dari rancangan mereka sendiri ketimbang menggunakan contoh model manual mutu ISO 9001 yang sudah terbukti, sering membutuhkan waktu sekitar 2 tahun atau lebih. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Apakah kita harus menggunakan konsultan ISO 9000?

Kami menemukan bahwa konsultan ISO 9000 dapat memberikan bantuan yang sangat besar, dan mereka juta dapat menjadi penyebab kerusakan yang besar, tergantung dari konsultan konsultannya dan tergantung dari bagaimana Anda menggunakan mereka.

Konsultan ISO 9000 yang baik dapan memberikan nilai tambah sebagai pelatih. Akan bermanfaat apabila sanga ahli dalam masalah ISO 9000 digunakan untuk memberikan pelatihan pada perwakilan manajemen ISO 9000, atau untuk "menjual" manfaat ISO 9000 pada manajemen puncak. Bagaimanapun, sebagian besar para konsultan mencoba untuk menjual jasa konsultasi mereka. Trainer murni ISO 9000 biasanya merupakan pilihan yang jauh lebih baik. Kami banyak mendengar kasus dimana konsultan ISO 9000 dengan sengaja membuat persyaratan ISO 9000 kelihatan rumit dan supaya mereka bisa memberikan harga tinggi bagi jasa konsultasi mereka.

Masalah yang paling umum yang kami temui adalah sistem manajemen ISO 9000 yang birokratis dan tidak efisien. Ini adalah khas hasil dari konsultan ISO 9000 menulis dan menerapkan prosedur dan manula mutu ISO 9000 yang berbelit dan rumit.

Jika dibutuhkan bantuan dari luar, kami menyarankan menggunakan trainer murni Iso 9000 (baik in-house maupun public class) untuk melatih perwakilan manajemen dan eksekutif manajemen. Kami lebih jauh menyarankan mengembangkan sistem manajemen mutu ISO 9000 in-house yang hasilnya biasanya lebih sesuai untuk perusahaan individual. Sebuah bantuan dan penghematan waktu yang cukup besar adalah apabila Anda menggunakan model manual mutu dan model form. Lihat Koleksi Produk kami sebagai pertimbangan Anda.

Dokumentasi ISO 9000

ISO 9001 mewajibkan beberapa dokomen yang berbeda: sebuah manual mutu, prosedur-prosedur mutu, sebuah kebijakan mutu dan sasaran mutu; sebagai tambahan, ISO 9001 mewajibkan instruksi kerja yang menyajikan panduan detail bagi para karyawan tentang bagaimana cara mereka bekerja. Namun, standar ISO 9001 sangat jelas dimana instruksi kerja hanya perlu dibuat bila memberikan nilai tambah (sebagai contoh, tukang cat yang terlatih tidak akan mendapatkan manfaat dari instruksi kerja tentang bagaiman caranya mengecat; dilain pihak, instruksi ringkas (bisa dalam bentuk form atau gambar), diletakkan pada mesin, menjelaskan bagaimana cara mengganti filter bisa banyak menghemat waktu). Form, yang harus disimpan dalam file setelah mereka mengisinya, adalah juga bagian dari sistem manajemen mutu ISO 9001. Beberapa dari form yang paling khas adalah Form Laporan Tindakan Perbaikan, Form Penilaian Karyawan dan Form Survey Pelanggan. Penting untuk dicatat bahwa ISO 9001 tidak meminta secara langsung form-form tersebut; namun, ISO 9001 meminta informasi catatan tertentu dan sebuah form yang didesain dengan baik tidak hanya mensyaratkan adanya informasi tetapi juga memberikan gambaran pada pemakainya melalui proses yang ada.

► Tip: Selalu ingatkan pemakai. Beberapa lebih suka instruksi kerja dalam bentuk gamba, yang lainnya lebih suka dalam bentuk diagram alur. Sebagian besar tidak suka kalimat yang panjang dan berbelit.

Penting diketahui bahwan sebuah sistem mutu ISO 9001:2000 itu hidup dan secara konstan berubah. ISO 9001:2000 memuat “peningkatan berkelanjuta” sebagai salah satu dari persyaratan tersebut, dan "peningkatan berkelanjutan" tidak hanya mengacu pada produk dan jasa sebuah perusahaan tetapi juga sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 itu sendiri.

Mencapai Peningkatan Berkesinambungan

Standard ISO 9000 menggabungkan beberapa proses yang membantu sebuah perusahaan terus meningkat: 

• Tujuan dan Matrik: tentukan tujuan pada berbagai tingkat dan menggunakan matrik untuk memantau pencapaiannya. 

• Umpan Balik Pelanggan: ukur apa yang pelanggan pikir mengenai perusahaan dan produk atau jasa yang dihasilkan.

• Audit Internal: evaluasi secara berkala apakah perusahaan masih memenuhi semua persyaratan ISO 9000.

• Tindakan Perbaikan: secara sistematis mengidentifikasi masalah yang mendasar dari masalah yang ada dan kemudian memperbaiki penyebabnya. 

• Tindakan Pencegahan: secara sistematis mencari masalah yang mungkin timbul dan memperbaikinya sebelum masalah tersebut timbul. 

• Tinjauan Manajemen: tinjauan manajemen secara berkala mengenai indikator bisnis yang penting dan perencanaan perbaikan.

► Tip: Kami menyarankan tetap menjaga semua karyawan terlibat dalam sistem mutu ISO 9000. Sebuah gagasan yang bagus adalah untuk mengirim informasi-informasi pada semua karyawan.

Merevisi Manual Mutu ISO 9000

Merevisi manual mutu ISO 9000 dan prosedur mutu ISO 9000 merupakan hal yang normal dari peningkatan sistem mutu ISO 9000. Revisi-revisi ini bisa mencakup perbaikan-perbaikan kecil sampai merubah total sistem mutu ISO 9000 secara keseluruhan. Jika Anda menemukan sistem ISO 9000 perusahaan Anda berbelit dan birokratis, jika Anda menemukan karyawan Anda benar-benar negatif dengan ISO 9000, dan jika Anda selalu melakukan melakukan persiapan panjang setiap menghadapi audit, berarti sistem ISO 9000 Anda mempunyai banyak sekali kesempatan untuk perbaikan dan Anda harus mempertimbangkan sebuah perubahan secar total.

Permasalahan yang Berhubungan dengan ISO 9000

Merupakan hal yang biasa bila menjumpai karyawan yang mempunyai pandangan negatif pada ISO 9001. Sebagian besar dari mereka mengeluh tentang birokrasi yang panjang, banyak pekerjaan tulis menulis dan kerja ekstra sebelum audit. Pada saat yang bersamaan, mereka merasa tidak ada manfaatnya dengan ISO 9001.

Permasalahan ini bukanlah kegagalan dari ISO 9001 – permasalahan ini sebagai akibat dari cara sistem manajemen mutu 9001 diterapkan!

Masalah Khas #1: Sikap Manajemen dan Kegunaan 

Sebelumnya, kita bicara mengenai manfaat ISO 9001: peningkatan internal, persyaratan pasar dan pelanggan. Apabila manajemen bermaksud menerapkan ISO 9001 hanya untuk alasan pemasaran atau karena persyaratan pelangan, hasil sistem mutu ISO 9001 sering kekurangan semua komponen peningkatan internal yang penting. Mungkin saja untuk berpura-pura (bahkan pada auditor yang berpengalaman) memiliki sistem ISO 9001 yang efektif yang didesain untuk memperbaiki perusahaan, tetapi harga karena birokrasi dan efisiensi bisa sangat besar.

Masalah Khas #2: Penerapan oleh Konsultan

Seringkali manajemen memutuskan untuk menyewa konsultan ISO 9000 yang diberi tugas untuk penerapan ISO 9001. Konsultan ISO 9000 ini berjanji untuk menulis sebuah manual mutu, prosedur-prosedur mutu dan dokumen-dokumen lainnya; dalam banyak kasus, mereka juga menyediakan pelatihan penerapan sistem mutu. Masalah khas dengan pendekatan ini adalah: 

• Konsultan ISO 9000 tidak terbiasa dengan bisnis, perusahaan dan budaya. Hasilnya adalah sistim ISO 9001 tidak sesuai dengan perusahaan. 

• Konsultan ISO 9000 mencoba untuk memberikan biaya tinggi dengan membuat sistem mutu ISO 9001 yang rumit dan berbelit. 

• Konsultan ISO 9000 tidak menyesuaikan pada perusahaan tertentu dan membuat sebuah standar sistem ISO 9000. Sistem standard ini sering dibuat untuk perusahaan besar, dan biasanya mereka terlalu birokratis bagi perusahaan ukuran kecil dan menengah. 

• Konsultan ISO 9000 tidak fleksibel. Daripada secara kreatif membentuk sistem ISO 9001 supaya sesuai dengan kenyataan pada sebuah perusahaan, konsultan ISO 9000 mencoba membuat pada semua perusahaan untuk menggunakan prosedur mutu ISO 9001 yang didesainnya satu untuk semua. 

Masalah Khas #3: Perwakilan Manajemen ISO 9000 Tidak Mempunyai Kekuasaan

Manajemen eksekutif pada beberapa perusahaan secara keliru mempertimbangkan ISO 9001:2000 adalah sebuah tugas dokumentasi daripada perubahan untuk peningkatan dan model manajemen sistematik. Sebagai konsekuensi dari salah penggambaran ini adalah penunjukan Perwakilan Manajemen ISO 9001:2000 tanpa kekuasaan untuk membuat perubahan yang nyata. Dalam situasi ini, adalah sangat umum menemukan perwakilan manajemen ISO 9000 yang semakin bertambah kecewa yang semaksimal mungkin berusaha untuk memperbaiki perusahan sementara pimpinan puncak hanya menganggap biasa terhadap ISO 9001.

Masalah Khas #4: Kurangnya Sumberdaya

Meskipun kemampuan dan manajemen perusahaan diatas rata-rata, penerapan ISO 9000 biasanya memerlukan sumberdaya yang berarti; perwakilan manajemen ISO 9001 perlu dilatih dan dipandu, manajemen puncak perlu diyakinkan mengenai konsep dari ISO 9001 dan manfaatnya, manual mutu ISO 9001, prosedur mutu ISO 9001 dan dokumentasi ISO 9001 lainnya perlu ditulis, proses kerja di perusahaan perlu dianalisa dan dirampingkan, karyawan perlu dilatih, dll. Hal ini penting bagi suksesnya penerapan ISO 9001 dimana manajemen cukup mengalokasikan waktu maupun sumber daya finansial (sebagai contoh, untuk model manual mutu ISO 9001, atau untuk pelatihan karyawan, atau untuk audit internal dan pelatihan auditor, dll).

Masalah Khas #5: Kurang Perbaikan

Adalah salah pemahaman yang umum bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001 perlu diterapkan, disertifikasi dan hanya itu. Pada kenyataannya, bahwa sistem ISO 9001 harus secara konsisten berevoluse sebagaimana perusahaan berubah, seperti kondisi pasar yang berubah, seperti produk yang berubah, seperti teknologi yang meningkat dan seperti kompetisi yang terus bergerak maju.

Masalah Khas #6: Membuat Jadi Rumit

ISO 9001 tidak perlu rumit!. Pada kenyataannya, sistem ISO 9001 yang lebih baik adalah manual mutu ISO 9001 yang lebih mudah diikuti dan lebih mudah dipahami! Ada banyak sekali alasan untuk sistem yang terlalu berbelit dan birokratis, termasuk yang disebutkan diatas, termasuk auditor yang tidak fleksibel, dan termasuk pelatihan yang buruk. 

► Tip: Menarik untuk dicatat bahwa permasalahan yang digambarkan itu adalah lebih pada konsekuensi langsung dari tindakan manajemen dan sikap manajemen, dari pada yang sering dipersalahkan yaitu penolakan karyawan terhadap ISO 9000. Memastikan bahwa pimpinan puncak membeli manfaat ISO 9000 dan pimpinan puncak tetap secara aktif terlibat dalam ISO 9000 akan secara dramatis meningkatkan sistem ISO 9001:2000. Sangat disarankan untuk dilakukan tinjauan eksekutif oleh pelatih yang kompeten sebelum mulai penerapan ISO 9001:2000.

► Tip: Penerapan ISO 9001:2000 oleh orang dalam perusahaan sebagai ganti dari konsultan dari luar dalam banyak kasus tidak hanya lebih murah tapi juga memberikan hasil yang sistem manajemen mutu yang lebih efisien. Kami sarankan menunjuk seorang manajer sebagai perwakilan manajemen ISO 9001 yang mempunyai otoritas cukup untuk melakukan perubahan didalam, kemudian siapkan orang ini dengan standard ISO 9001:2000 (ada banyak pelatihan publik bagus yang tersedia), kemudian beri orang ini sumber daya untuk mendapatkan sebuah model atau contoh yan bagus bagi sebuah manual mutu ISO 9001 dan prosedur ISO 9001, dan pastikan semua bagian didalam perusahaan mengalokasikan cukup waktu untuk bekerja dengan perwakilan manajemen ISO 9001 ini.

► Tip: Pilih badan sertifikasi ISO 9000 Anda dengan hati-hati! Kami sarankan Anda membandingkan beberapa badan registrasi ISO 9001 yang berbeda dan berikan perhatian khusus terhadap latar belakan auditornya dan terhadap sikapnya, terhadap berbai ide (untuk memastikan objektifitas, auditor tidak diijinkan memberi konsultasi; namun, beberapa badan registrasi membolehkan auditornya untuk berbagi pengalaman mereka). 

WahanaConsultants.com in the following ISO modules:

ISO 9001:2000 

ISO 9001 menetapkan aturan dan panduan untuk penerapan sebuah sistem manajemen mutu kedalam organisasi dalam segala ukuran dan gambaran. Standard termasuk manajemen mutu yang berorientasi pada proses yang mempunyai unsur peningkatan berkelanjutan. Penekanan kuat ditujukan pada kepuasan pelanggan. Perusahaan yang terdaftar ISO 9001 dapat memberikan pada pelanggan mereka jaminan penting mengenai mutu dari produk dan/atau jasa mereka. 

Semua persyaratan dari Standard Internasional ini dapat diterapkan pada semua jenis organisasi yang berbeda.